• 21. 9. 2026
• No Comments

Výzva
Náš klient pracuje s nabídkovým ceníkem v Excelu. Každý zákazník si z něj vybírá položky, o které má zájem, a vyplněný soubor posílá zpět. Tento proces se léty zaběhl a zákazníci jsou na něj zvyklí, takže změna formátu nepřicházela v úvahu.
Po vrácení ceníku ale nastupovala ruční práce. Někdo musel projít každou vybranou položku a podle jejího názvu dohledat a přiřadit správný kód zboží. Teprve potom šlo s objednávkou dál pracovat. Automatizovat tento krok se dlouho nedařilo z prostého důvodu: zákazníci si ceníky upravovali. Přejmenovávali položky, přidávali poznámky, slučovali řádky, měnili pořadí sloupců nebo dopisovali vlastní zkratky. Každý vrácený soubor tak vypadal trochu jinak a data přestala být standardizovaná. Klasická pravidla a vzorce v Excelu na takovou variabilitu nestačí.
Řešení
Nasadili jsme AI agenta, jehož úkolem je převést jakkoli upravený ceník zpět do jednotné, strojově zpracovatelné podoby. Agent soubor načte, pochopí jeho strukturu, i když se liší od originálu, a u každé položky porozumí tomu, co zákazník skutečně myslel. Na rozdíl od prostého porovnávání textu si poradí s překlepy, zkrácenými či přeformulovanými názvy i s poznámkami vepsanými do buněk.
Následně ke každé položce přiřadí správný kód zboží z interního katalogu a výstup uloží ve standardizovaném formátu. U položek, kde si není dostatečně jistý, je označí k ruční kontrole. Člověk tak řeší jen výjimky, nikoli celý soubor.
Výsledek
Hlavní přínos není jen úspora času při přiřazování kódů, i když ta je značná. Důležitější je, že standardizovaná data odemkla další automatizaci. Vyplněné ceníky lze nyní automaticky porovnávat mezi zákazníky i v čase, sledovat, o které položky je největší zájem, a z dat rovnou připravovat navazující materiály, například potvrzení objednávek, podklady pro výrobu nebo interní reporty.
Zákazníci přitom nemusí nic měnit. Dál pracují se svým známým excelovým ceníkem a mohou si ho upravovat, jak jsou zvyklí. Veškerou složitost převzal agent. Tento projekt dobře ukazuje, že AI nemusí nahrazovat zavedené procesy. Často stačí, aby vyřešila jedno úzké hrdlo, které bránilo automatizaci všeho ostatního.