• 21. 9. 2026
• No Comments

Výzva
Klient řešil problém, který zná většina firem: informace o projektech byly rozptýlené. Část v e-mailech, část v chatech v Teams, další v různých excelových tabulkách a poznámkách jednotlivých lidí. Úkoly se zadávaly ústně nebo zprávou a snadno se ztrácely. Kdo chtěl zjistit aktuální stav projektu, musel se doptávat kolegů nebo procházet dlouhá e-mailová vlákna. Týmy přitom už Microsoft 365 používaly, jen naplno nevyužívaly jeho možnosti.
Řešení
Zavedli jsme Microsoft Loop jako společné místo pro řízení projektů. Základem bylo jasné uspořádání: pro každý projekt vznikl samostatný pracovní prostor (workspace), ve kterém tým najde vše podstatné na jednom místě, tedy přehled projektu, zápisy ze schůzek, harmonogram i otevřené úkoly.
V pracovních prostorech jsme připravili dynamické tabulky pro sledování stavu jednotlivých částí projektu a seznamy úkolů s přiřazenými odpovědnými osobami a termíny. Klíčovou výhodou Loopu jsou takzvané Loop komponenty: živé bloky obsahu, které lze vložit kamkoli v rámci Microsoft 365 a které se všude automaticky aktualizují.
Právě tady vznikla hlavní přidaná hodnota. Tabulku úkolů lze vložit přímo do chatu v Microsoft Teams nebo do e-mailu v Outlooku. Když někdo úkol odškrtne v Teams, změna se okamžitě projeví v Loopu i v e-mailu, který kolega otevře později. Nikdo už nemusí rozesílat aktualizované verze souborů ani přepisovat stav ručně. Úkoly se navíc propisují do přehledu úkolů jednotlivých lidí, takže každý ví, co má na starosti.
Součástí zavedení bylo i proškolení týmů a připravení jednotných šablon pracovních prostorů, aby každý nový projekt začínal se stejnou, osvědčenou strukturou.
Výsledek
Informace o projektech jsou nyní na jednom místě a vždy aktuální. Ubylo e-mailů typu „jaký je stav?“ i porad, jejichž jediným účelem bylo sdílet informace. Zadávání úkolů je transparentní a dohledatelné. Protože Loop přirozeně zapadá do nástrojů, které lidé používali už dříve, tedy Teams a Outlooku, bylo jeho přijetí rychlé a bez odporu. Firma tak lépe využívá licence Microsoft 365, za které už platila.