• 21. 9. 2026
• No Comments

Výzva
Nezisková organizace s přibližně 80 zaměstnanci a desítkami dobrovolníků provozovala vlastní e-mailový server a sdílená data na lokálním souborovém serveru. Infrastruktura stárla, blížil se konec její podpory a údržba zatěžovala malý interní tým, který měl na starosti i spoustu jiné práce. K tomu se přidávala roztříštěnost nástrojů: část lidí používala placené komerční licence kancelářského softwaru, jiní pracovali v různých bezplatných službách a dobrovolníci často sdíleli dokumenty přes osobní e-maily. Pro organizaci, která musí s každou korunou hospodařit velmi pečlivě, to znamenalo zbytečné náklady i bezpečnostní riziko. Hlavní podmínkou migrace bylo, že provoz nesmí být přerušen a nesmí dojít ke ztrátě dat.
Řešení
Na začátku jsme provedli analýzu stávajícího prostředí: objem poštovních schránek, strukturu dat na souborovém serveru, přístupová práva i to, kdo jaké licence skutečně využívá a potřebuje. Právě tady se ukázal velký prostor pro úspory.
Microsoft nabízí neziskovým organizacím speciální program se zvýhodněnými licencemi. Organizaci jsme provedli ověřením nárokovosti a navrhli licenční model podle skutečných rolí. Zaměstnanci, kteří potřebují plnohodnotné desktopové aplikace a pokročilé zabezpečení, dostali vyšší licence. Dobrovolníkům a lidem, kteří pracují hlavně s e-mailem a dokumenty v prohlížeči, stačí levnější varianty. Nikdo tak neplatí za funkce, které nepoužívá.
Poté jsme navrhli novou strukturu dat. Jednotlivé programy a projekty organizace dostaly vlastní týmy v Microsoft Teams s napojenými knihovnami v SharePointu, osobní dokumenty se přesunuly na OneDrive. Oprávnění jsme nastavili nově podle skutečných rolí. To bylo důležité zejména kvůli citlivým údajům o klientech a dárcích.
Migrace e-mailů probíhala postupně po skupinách uživatelů mimo pracovní dobu, data ze souborového serveru jsme přesouvali ve vlnách s průběžnou synchronizací. Současně jsme nasadili vícefaktorové ověřování a základní bezpečnostní politiky. Zaměstnanci i dobrovolníci dostali srozumitelné návody a krátká školení.
Výsledek
Migrace proběhla bez výpadku a bez ztráty dat. Organizace výrazně ušetřila, a to hned na několika místech. Díky neziskovým licencím a jejich přidělení podle rolí klesly náklady na software. Odpadla nutnost investovat do obnovy vlastních serverů a jejich údržby. Zrušit bylo možné i několik souběžně placených nástrojů, které nahradilo jednotné prostředí Microsoft 365.
Ušetřené prostředky může organizace věnovat svému hlavnímu poslání. Zaměstnanci a dobrovolníci mají přístup k datům odkudkoli a citlivé údaje jsou lépe chráněné. Organizace navíc získala pevný základ pro další rozvoj, třeba pro zavedení Microsoft Loop nebo automatizaci administrativy.