Přehled projektu
Kontext a motivace
V moderním pracovním prostředí se většina týmové komunikace a plánování odehrává prostřednictvím online schůzek v Microsoft Teams. Během těchto schůzek vzniká množství úkolů, action items a závazků, které je potřeba následně splnit. Běžná praxe vyžaduje, aby účastníci schůzky manuálně přepisovali tyto úkoly do nástroje pro správu projektů, což je časově náročné a náchylné k chybám nebo opomenutím.
Problém, který řešíme
Organizace čelí několika výzvám při správě úkolů vzešlých ze schůzek:
- Ztráta informací: Úkoly zmíněné ve schůzce jsou často zapomenuty nebo nedostatečně zdokumentovány
- Časová náročnost: Manuální přepisování úkolů ze schůzek do plánovacích nástrojů zabírá cenný čas
- Nekonzistence: Každý účastník si zapisuje úkoly jinak, což vede k rozdílným interpretacím
- Absence kontroly: Chybí systematický způsob, jak nadřízení mohou kontrolovat, zda byly úkoly ze schůzek skutečně vytvořeny a sledovány
- Reaktivní přístup: Týmy musí aktivně myslet na to, že je potřeba úkoly zapsat, místo aby se to dělo automaticky
Naše řešení
Tento projekt představuje automatizační řešení vyvinuté v Microsoft Copilot Studio, které propojuje Microsoft Teams a Microsoft Planner s cílem eliminovat výše uvedené problémy a zefektivnit správu úkolů. Systém funguje jako inteligentní asistent, který:
- Automaticky monitoruje schůzky v definovaných Teams kanálech
- Inteligentně analyzuje obsah schůzek a identifikuje úkoly pomocí AI
- Samostatně vytváří strukturované úkoly v Microsoft Planneru bez nutnosti manuálního zásahu
- Zajišťuje konzistenci díky standardizovanému procesu zpracování úkolů
- Poskytuje kontrolní mechanismus pro nadřízené prostřednictvím schvalovacího procesu
Řešení bylo navrženo s důrazem na jednoduchost nasazení a minimální potřebu údržby. Díky automatickému spouštění v pravidelných intervalech (každý den v 8:00 ráno) funguje systém kontinuálně na pozadí a zajišťuje, že žádný úkol ze schůzek neunikne pozornosti týmu.
Hlavní funkce
Automatické zpracování schůzek
- Pravidelné spouštění: Systém se automaticky spouští každý den v 8:00 ráno
- Analýza schůzek: Prochází schůzky v definovaném Teams kanálu
- Identifikace úkolů: Extrahuje úkoly z obsahu schůzek a jejich poznámek
Správa úkolů v Planneru
- Automatické vytváření: Identifikované úkoly jsou automaticky zapsány do Microsoft Planneru
- Prioritizace: Systém rozřazuje úkoly podle priority
- Konsolidace: Všechny úkoly z daného dne jsou vytvořeny jako jeden souhrnný úkol
Přiřazování a kontrola
- Skupinové přiřazení: Úkoly jsou přiřazeny pevně definované skupině uživatelů
- Identifikace zodpovědnosti: V názvu/popisu úkolu je uvedeno, kdo má úkol splnit
- Schvalovací proces: Integrovaný schvalovací mechanismus pro nadřízené
- Kontrolní funkce: Umožňuje sledovat, zda jsou úkoly splněny
Technická architektura
Dvouagentový systém
Projekt využívá dva specializované agenty:
- Agent Teams
- Připojení k Microsoft Teams přes Model Context Protocol
- Vyhledávání a analýza schůzek v kanálech
- Extrakce relevantních informací o úkolech
- Agent Planner
- Integrace s Microsoft Planner
- Vytváření a správa úkolů
- Nastavení priorit a přiřazení
Workflow
- Získání schůzek: Konektor „outlook“ načte nadcházející nebo minulé schůzky
- Analýza obsahu: Projde předmět, popis a poznámky schůzek
- Identifikace úkolů: Rozpozná fráze indikující úkoly (např. „udělat“, „připravit“, „dokončit“)
- Vytvoření úkolů: Každý identifikovaný úkol je odeslán do agenta „Planner část“
Současná omezení
- Manuální přiřazení: Zatím není možné automaticky přiřazovat úkoly konkrétním jednotlivcům
- Fixní skupina: Úkoly jsou přiřazovány stále stejné skupině uživatelů
- Identifikace v textu: Informace o zodpovědné osobě je zahrnuta v názvu/popisu úkolu, nikoliv jako formální přiřazení
Výhody oproti jiným řešením
Vs. Planner Frontier
- Automatické spouštění: Na rozdíl od Planner Frontier lze nastavit automatické spouštění při definované podmínce (např. každý den v 8:00)
- Podmíněné triggery: Flexibilní nastavení spouštěcích podmínek
- Integrace s Teams: Přímé napojení na Teams schůzky a kanály
Obecné benefity
- Časová úspora: Eliminuje manuální přepisování úkolů ze schůzek
- Konzistence: Zajišťuje, že žádný úkol ze schůzky není opomenut
- Kontrola: Nadřízení mají přehled a kontrolu prostřednictvím schvalovacího procesu
- Automatizace: Žádná potřeba manuálního zásahu po počátečním nastavení
Případy použití
- Pravidelné týmové schůzky: Automatická tvorba follow-up úkolů
- Projektové meetingy: Zachycení action items a jejich transformace na sledovatelné úkoly
- Kontrolní proces: Monitorování splnění úkolů s možností schválení nadřízeným
- Reporting: Přehled o úkolech vzešlých ze schůzek
Technické požadavky
- Microsoft Copilot Studio
- Microsoft Teams (přístup ke kanálům a schůzkám)
- Microsoft Planner (přístup k boardům a úkolům)
- Příslušná oprávnění pro automatizaci (Model Context Protocol konektory)
Budoucí možnosti rozšíření
- Automatické přiřazování úkolů konkrétním osobám na základě AI analýzy
- Pokročilejší kategorizace a tagování úkolů
- Integrace s dalšími nástroji (např. Outlook, OneNote)
- Reportovací dashboard s metrikami o splněných/nesplněných úkolech
- Pokročilá analýza priorit pomocí AI