• 23. 5. 2026
• No Comments

Přehled projektu

Kontext a motivace

V moderním pracovním prostředí se většina týmové komunikace a plánování odehrává prostřednictvím online schůzek v Microsoft Teams. Během těchto schůzek vzniká množství úkolů, action items a závazků, které je potřeba následně splnit. Běžná praxe vyžaduje, aby účastníci schůzky manuálně přepisovali tyto úkoly do nástroje pro správu projektů, což je časově náročné a náchylné k chybám nebo opomenutím.

Problém, který řešíme

Organizace čelí několika výzvám při správě úkolů vzešlých ze schůzek:

• Ztráta informací: Úkoly zmíněné ve schůzce jsou často zapomenuty nebo nedostatečně zdokumentovány
• Časová náročnost: Manuální přepisování úkolů ze schůzek do plánovacích nástrojů zabírá cenný čas
• Nekonzistence: Každý účastník si zapisuje úkoly jinak, což vede k rozdílným interpretacím
• Absence kontroly: Chybí systematický způsob, jak nadřízení mohou kontrolovat, zda byly úkoly ze schůzek skutečně vytvořeny a sledovány
• Reaktivní přístup: Týmy musí aktivně myslet na to, že je potřeba úkoly zapsat, místo aby se to dělo automaticky

Naše řešení

Tento projekt představuje automatizační řešení vyvinuté v Microsoft Copilot Studio, které propojuje Microsoft Teams a Microsoft Planner s cílem eliminovat výše uvedené problémy a zefektivnit správu úkolů. Systém funguje jako inteligentní asistent, který:

• Automaticky monitoruje schůzky v definovaných Teams kanálech
• Inteligentně analyzuje obsah schůzek a identifikuje úkoly pomocí AI
• Samostatně vytváří strukturované úkoly v Microsoft Planneru bez nutnosti manuálního zásahu
• Zajišťuje konzistenci díky standardizovanému procesu zpracování úkolů
• Poskytuje kontrolní mechanismus pro nadřízené prostřednictvím schvalovacího procesu

Řešení bylo navrženo s důrazem na jednoduchost nasazení a minimální potřebu údržby. Díky automatickému spouštění v pravidelných intervalech (každý den v 8:00 ráno) funguje systém kontinuálně na pozadí a zajišťuje, že žádný úkol ze schůzek neunikne pozornosti týmu.

Hlavní funkce

Automatické zpracování schůzek

• Pravidelné spouštění: Systém se automaticky spouští každý den v 8:00 ráno
• Analýza schůzek: Prochází schůzky v definovaném Teams kanálu
• Identifikace úkolů: Extrahuje úkoly z obsahu schůzek a jejich poznámek

Správa úkolů v Planneru

• Automatické vytváření: Identifikované úkoly jsou automaticky zapsány do Microsoft Planneru
• Prioritizace: Systém rozřazuje úkoly podle priority
• Konsolidace: Všechny úkoly z daného dne jsou vytvořeny jako jeden souhrnný úkol

Přiřazování a kontrola

• Skupinové přiřazení: Úkoly jsou přiřazeny pevně definované skupině uživatelů
• Identifikace zodpovědnosti: V názvu/popisu úkolu je uvedeno, kdo má úkol splnit
• Schvalovací proces: Integrovaný schvalovací mechanismus pro nadřízené
• Kontrolní funkce: Umožňuje sledovat, zda jsou úkoly splněny

Technická architektura

Dvouagentový systém

Projekt využívá dva specializované agenty:

1. Agent Teams
   • Připojení k Microsoft Teams přes Model Context Protocol
   • Vyhledávání a analýza schůzek v kanálech
   • Extrakce relevantních informací o úkolech
2. Agent Planner
   • Integrace s Microsoft Planner
   • Vytváření a správa úkolů
   • Nastavení priorit a přiřazení

Workflow

1. Získání schůzek: Konektor „outlook“ načte nadcházející nebo minulé schůzky
2. Analýza obsahu: Projde předmět, popis a poznámky schůzek
3. Identifikace úkolů: Rozpozná fráze indikující úkoly (např. „udělat“, „připravit“, „dokončit“)
4. Vytvoření úkolů: Každý identifikovaný úkol je odeslán do agenta „Planner část“

Současná omezení

• Manuální přiřazení: Zatím není možné automaticky přiřazovat úkoly konkrétním jednotlivcům
• Fixní skupina: Úkoly jsou přiřazovány stále stejné skupině uživatelů
• Identifikace v textu: Informace o zodpovědné osobě je zahrnuta v názvu/popisu úkolu, nikoliv jako formální přiřazení

Výhody oproti jiným řešením

Vs. Planner Frontier

• Automatické spouštění: Na rozdíl od Planner Frontier lze nastavit automatické spouštění při definované podmínce (např. každý den v 8:00)
• Podmíněné triggery: Flexibilní nastavení spouštěcích podmínek
• Integrace s Teams: Přímé napojení na Teams schůzky a kanály

Obecné benefity

• Časová úspora: Eliminuje manuální přepisování úkolů ze schůzek
• Konzistence: Zajišťuje, že žádný úkol ze schůzky není opomenut
• Kontrola: Nadřízení mají přehled a kontrolu prostřednictvím schvalovacího procesu
• Automatizace: Žádná potřeba manuálního zásahu po počátečním nastavení

Případy použití

• Pravidelné týmové schůzky: Automatická tvorba follow-up úkolů
• Projektové meetingy: Zachycení action items a jejich transformace na sledovatelné úkoly
• Kontrolní proces: Monitorování splnění úkolů s možností schválení nadřízeným
• Reporting: Přehled o úkolech vzešlých ze schůzek

Technické požadavky

• Microsoft Copilot Studio
• Microsoft Teams (přístup ke kanálům a schůzkám)
• Microsoft Planner (přístup k boardům a úkolům)
• Příslušná oprávnění pro automatizaci (Model Context Protocol konektory)

Budoucí možnosti rozšíření

• Automatické přiřazování úkolů konkrétním osobám na základě AI analýzy
• Pokročilejší kategorizace a tagování úkolů
• Integrace s dalšími nástroji (např. Outlook, OneNote)
• Reportovací dashboard s metrikami o splněných/nesplněných úkolech
• Pokročilá analýza priorit pomocí AI